A cura di Antonio Conte, Team Coordinator, BU Welfare
Il successo di un’impresa dipende da molti fattori: in ottica macro, dagli andamenti di mercato e dalle scelte strategiche che ne derivano; avvicinando lo sguardo, però, si nota come anche le persone e i processi possano fare la differenza. Ruoli chiari, perimetri di competenza ben definiti e collaboratori motivati, infatti, agevolano il lavoro sinergico fra diversi team e portano qualsiasi organizzazione a ingranare quella marcia in più che consente di arrivare più velocemente all’obiettivo.
Il service amministrativo, un “booster” per l’area sales
Questo vale anche per le Compagnie Assicurative e i Fondi Pensione che, con il loro importante ruolo di sostegno e garanzia per il cittadino, sono chiamati in prima linea ad affrontare le sfide di trasformazione digitale e costante crescita che il mercato pone. Come Kirey Group, lavoriamo assieme alle organizzazioni del settore Insurance con un modello che le supporta su entrambi i fronti, con applicativi proprietari e soluzioni web personalizzate, e un sostegno completo per quel che riguarda il service amministrativo (help desk, gestione contabilità e finance, gestione degli iscritti).
Nel ruolo di service amministrativo, in Kirey Group il team dedicato è chiamato a collaborare costantemente con l’area sales del Fondo Pensione, in un dialogo continuo che nel tempo ha reso sempre più evidenti le enormi potenzialità di questa sinergia. Crediamo, infatti, che non possa esserci un’efficace rete commerciale senza un’efficiente struttura amministrativa e, vice versa, un’efficiente struttura amministrativa senza il supporto della rete commerciale. Assume, così, sempre più importanza il ruolo del service amministrativo nel coordinare le attività di competenza per raggiungere gli obiettivi che il Fondo si pone, primo fra tutti quello della crescita del numero di iscritti.
Come ottimizziamo il rapporto con il reparto commerciale
A tal proposito, abbiamo individuato 4 punti chiave su cui lavoriamo quotidianamente per ottimizzare la collaborazione fra service amministrativo e area sales del Fondo Pensione.
- Prioritizzazione delle richieste. In questo caso, il sales detta i tempi e quindi è necessario che il canale di comunicazione fra le due aree sia strutturato e che venga definito un metodo chiaro, man mano che si scende lungo la catena della rete commerciale.
- Definizione delle regole del business. Avere regole operative chiare, semplici e stabili nel tempo rende il processo più efficiente. Fra queste, rientra anche la definizione della modulistica, che richiede il lavoro congiunto di amministrazione, sales e area compliance.
- Supporto amministrativo nella fase di ingresso di nuove aziende. Per evitare di cambiare in corso d’opera le condizioni stabilite inizialmente in fase di trattativa, è fondamentale che l’amministrazione fornisca all’area sales tutti gli strumenti necessari per una corretta istruzione iniziale del cliente. Come? Con manuali, video tutorial, ma anche con formazione in house presso il cliente, con focus sul supporto amministrativo, se si tratta di accordi siglati con grandi aziende.
- Gestione delle eccezioni. Nella definizione di una pratica amministrativa, esistono sempre degli elementi imprescindibili previsti dalla normativa ed elementi discrezionali, previsti dalle procedure interne del Fondo, che in casi eccezionali possono essere rivisti. Definire a priori un processo di gestione delle eccezioni contribuisce a mantenere una collaborazione proficua e fattiva fra le due aree, evitando il conflitto. Una soluzione semplice e concreta è predisporre un modello di segnalazione, che permetta di valutare correttamente e in modo oggettivo l’eccezione.
Sono solo alcuni esempi di come in Kirey Group viviamo proattivamente il ruolo di service amministrativo al servizio di Fondi Pensione: la nostra missione è supportarli stabilendo un rapporto di partnership che va al di là della semplice gestione amministrativa, e si pone in direzione di una sinergia solida con le aree aziendali presenti. Lavorando insieme, verso la stessa meta.
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