Por Michela Sertorio, Business Line Manager - BU Pension Funds en Kirey.
La previsión social complementaria se está convirtiendo en un componente cada vez más importante del ahorro y la planificación financiera de los italianos. Según los últimos datos de la COVIP, a finales de junio de 2026 el número de adhesiones activas a planes de previsión complementaria superaba los 12 millones, lo que supone 558.000 más que en diciembre de 2025. El sector crece, pero este crecimiento trae consigo un reto concreto: conseguir que un servicio complejo por naturaleza responda mejor a las expectativas de las personas.
Durante mucho tiempo, adherirse a un fondo de pensiones y gestionar la propia posición ha supuesto lidiar con procedimientos complejos, papeleo, tiempos de espera y múltiples pasos intermedios. Esto puede hacer el proceso más pesado para los partícipes y, al mismo tiempo, generar una carga operativa considerable para los fondos de pensiones, sobre todo cuando los flujos de trabajo siguen fragmentados o requieren intervención manual. Hoy, sin embargo, quienes se acercan a la previsión complementaria traen consigo los hábitos que han adquirido en otros ámbitos de los servicios financieros. Esperan entender su situación de un vistazo, hacer seguimiento de sus solicitudes, acceder a los servicios y realizar operaciones de forma autónoma a través de experiencias digitales sencillas y fiables.
Los recientes cambios normativos, en particular los introducidos por la Ley de Presupuestos 2026, en vigor desde el pasado julio, suponen un hito importante para el sector. Las nuevas disposiciones amplían las opciones de los partícipes en materia de cobro de prestaciones e introducen cambios en mecanismos que afectan directamente a los procesos administrativos de los fondos de pensiones. Para los fondos, sin embargo, el reto no es solo aplicar los nuevos requisitos dentro de los plazos establecidos, sino traducir estos cambios en servicios realmente disponibles, gestionables y ágiles para los partícipes, apoyados en soluciones tecnológicas flexibles e integradas.
Del cumplimiento normativo a la calidad del servicio: el valor de la agilidad para partícipes y fondos de pensiones
La evolución normativa en curso obliga a los fondos de pensiones a ir más allá de la mera aplicación de las nuevas disposiciones. En un entorno que cambia tan rápido, el cumplimiento ya no es un ejercicio exclusivamente técnico: también se ha convertido en una cuestión de competitividad.
Por un lado, la digitalización desempeña un papel importante en la incorporación de nuevos partícipes, ya que facilita el acceso y reduce la complejidad asociada a formularios, procesos de firma y procedimientos de verificación. Por otro, la ampliación de las prestaciones disponibles pone también el foco en la siguiente fase: permitir que los partícipes accedan a los servicios y gestionen su posición a lo largo del tiempo.
Nuevas prestaciones y nuevos escenarios exigen un enfoque de adaptación integrado. Esto afecta tanto al backend, donde deben gestionarse solicitudes, motores de cálculo, controles y pagos, como al front end, donde los servicios deben ser realmente accesibles a través de los portales online de los partícipes y apoyarse en recorridos digitales claros. Ambas capas deben evolucionar a la par para garantizar que los procesos no solo sean conformes y precisos, sino también fáciles de usar para los partícipes.
Una infraestructura modular para acompañar el cambio
Para afrontar esta transformación, la tecnología no debe verse como un conjunto de funcionalidades que se van añadiendo con el tiempo, sino como una infraestructura estratégica concebida para ser modular e integrada. Esto significa poder introducir cambios concretos en reglas, parámetros de cálculo y flujos administrativos, manteniendo la coherencia con los sistemas que ya utiliza el fondo de pensiones y garantizando la continuidad de la operativa diaria.
A nivel de aplicación, esta flexibilidad debe abarcar tanto el backend como los canales dirigidos a los partícipes: desde la gestión y el seguimiento de expedientes hasta la integración con los sistemas existentes del fondo, pasando por portales seguros para partícipes, mecanismos de autenticación segura como las contraseñas de un solo uso (OTP) y la posibilidad de consultar en cualquier momento el estado de una solicitud. Una arquitectura cloud-first, respaldada por medidas adecuadas de seguridad, resiliencia y recuperación ante desastres, puede facilitar el desarrollo y la gestión de estos servicios, protegiendo los datos y la continuidad operativa.
Conocimiento del sector y visión end-to-end
En un entorno normativo que seguirá evolucionando, el objetivo no es añadir funcionalidades aisladas una a una, sino contar con una infraestructura capaz de absorber el cambio y convertirlo en mejoras a lo largo de todo el proceso.
Por eso, la tecnología debe complementarse con una experiencia consolidada en previsión social complementaria: un conocimiento profundo de los procedimientos administrativos, los requisitos normativos y fiscales, las necesidades operativas de los fondos de pensiones y las expectativas de los partícipes. Solo una visión end-to-end puede garantizar que reglas, procesos, sistemas y canales digitales funcionen de forma coherente, desde la gestión de expedientes hasta la prestación del servicio.
El objetivo no es estandarizarlo todo de forma indiscriminada, sino hacer que los procesos sean más fiables, trazables y adaptables con el tiempo, sin aumentar la carga operativa de los equipos internos. Así se refuerzan las capacidades de gobernanza y auditoría del fondo, que a su vez puede ofrecer a los partícipes una experiencia más clara y fluida.
Al fin y al cabo, cada fondo de pensiones opera en su propio contexto organizativo, con procesos consolidados y formas propias de relacionarse con sus partícipes. Por eso, además de contar con soluciones robustas y modulares, es fundamental trabajar con partners capaces de adaptar su implantación al contexto específico de cada fondo y acompañar a los equipos internos tanto en las actividades recurrentes como en iniciativas de transformación más amplias.
En la previsión social complementaria, el reto no es solo garantizar el cumplimiento de la nueva normativa, sino aprovechar esta oportunidad para repensar los servicios y construir relaciones más sólidas y duraderas con los partícipes, convirtiendo la complejidad en una experiencia sencilla y de calidad.
